# Чек-лист планирования корпоративного выезда: от 12 недель до следующего дня

> Все задачи для корпоративного выезда на 2–4 дня в том порядке, в котором их нужно выполнять: от брифа и бюджета за 12 недель до благодарственного письма и опроса на следующий день.

URL: https://bravodays.com/ru/materialy/chek-list-planirovaniya-korporativnogo-vyezda-ot-12-nedel-do-sleduyuschego-dnya
Last updated: 2026-10-21
Publisher: BravoDays (https://bravodays.com)

## Коротко

- Двенадцать недель — комфортный срок подготовки для группы из 30–150 человек; если осталось меньше восьми недель, начинайте с перелётов и площадки в один день.
- Зафиксируйте цели, диапазон численности и бюджет до того, как свяжетесь хотя бы с одной площадкой.
- Собирайте паспортные данные, диетические и особые потребности один раз, заранее и в одной форме.
- Спланируйте следующий день: опрос, благодарственное письмо и сверка счетов замыкают цикл.

## Обзор

Используйте этот чек-лист для корпоративного выезда, офсайта или инсентив-поездки продолжительностью от двух до четырёх дней. Отмечайте выполненные задачи и делитесь списком с ответственными за каждую часть. Сроки рассчитаны примерно на 12 недель подготовки; если времени меньше, уложите первые три раздела в первые две недели.

### За 12 недель: бриф и бюджет

- Запишите две-три цели выезда (например: согласовать план на следующий год, наградить отдел продаж, помочь объединённой команде сплотиться).

- Договоритесь, кто утверждает решения: один владелец бюджета и один человек, принимающий решения.

- Определите диапазон численности (минимум и максимум) и круг приглашённых: команда, партнёры, сопровождающие.

- Выберите два-три варианта дат и сверьте их с государственными праздниками, школьными каникулами и дедлайнами компании в каждой стране участников.

- Установите общий бюджет и лимит на человека и решите, что в него входит (перелёты, номера, питание, активности, подарки, НДС).

- Составьте список обязательных требований и неприемлемых вариантов: размер конференц-зала, одноместные номера, пляж или город, время в пути, политика в отношении алкоголя.

- Решите, будете ли вы работать с организатором или напрямую с площадкой, и отправьте бриф.

### За 10 недель: направление и площадка

- Отберите два-три направления по суммарному времени в пути из городов отправления, а не только по расстоянию.

- Проверьте правила въезда для каждого паспорта в группе (без визы, электронная виза или обычная виза) и запишите сроки оформления.

- Сравните два-четыре варианта площадок бок о бок: номера, конференц-пространство, открытые зоны, питание, Wi-Fi, доступность, цена.

- Запросите письменные условия блока номеров: даты снятия брони, допустимое сокращение (attrition), отмена и график депозитов.

- Проведите выездной осмотр или видеоэкскурсию в реальном времени по конференц-залу, номерам и ресторанам.

- Подписывайте договор с площадкой и вносите депозит только после одобрения лица, принимающего решения.

### За 8 недель: приглашения и перелёты

- Разошлите save-the-date с датами, направлением и перечнем того, что оплачивается.

- Откройте одну регистрационную форму: полное имя как в паспорте, гражданство, дата рождения (если нужна для перелётов), диетические потребности, потребности в доступности, предпочтения по номеру, контакт на случай экстренной ситуации.

- Запросите предложения по групповым перелётам или установите правила и срок бронирования, если участники покупают билеты сами.

- Начните оформление виз или электронных виз для всех, кому они нужны.

- Проверьте наличие туристической страховки у каждого участника.

### За 6 недель: программа и впечатления

- Составьте черновик программы по дням: прибытие, рабочие сессии, активности, свободное время, питание, отъезд.

- Оставляйте хотя бы один свободный блок в день: люди запоминают разговоры, которые вели в свободное время.

- Забронируйте активности и гидов, предусмотрев запасной вариант на случай плохой погоды для всего, что проходит на улице.

- Проинформируйте спикеров или модераторов о целях, тайминге и аудитории.

- Подтвердите потребности в аудиовизуальном оборудовании: экраны, микрофоны, презентеры, гибридная трансляция, синхронный перевод.

- Спланируйте гала-ужин или главный вечер: площадка, меню, развлекательная программа, награждения, транспорт.

### За 4 недели: логистика

- Составьте список расселения по данным регистрации и отправьте его на площадку.

- Забронируйте трансферы из аэропорта под каждый рейс, с табличками с именами и точкой встречи.

- Подтвердите меню с учётом всех диетических потребностей, включая халяль, вегетарианское, веганское питание и аллергии.

- Закажите брендированную продукцию, подарки и печатные материалы с доставкой на площадку.

- Согласуйте список контактов на месте и группу в WhatsApp или другом мессенджере для основной команды.

- Составьте краткий план безопасности: ближайшая больница, экстренные номера, пункт первой помощи, места сбора.

### За 2 недели: подтвердите всё

- Отправьте участникам итоговый информационный пакет: перелёты, время трансферов, адрес отеля, программа, дресс-код, погода, экстренные контакты.

- Повторно подтвердите окончательное количество участников с площадкой и каждым поставщиком до их даты снятия брони.

- Убедитесь, что у всех на руках визы и паспорта.

- Подготовьте сценарий мероприятия (run-of-show) с таймингом и ответственными за каждую сессию и трансфер.

- Согласуйте условия оплаты и сроки внесения окончательного платежа.

### Дни мероприятия

- Приезжайте на день раньше, если можете: осмотрите залы, проверьте AV-оборудование и Wi-Fi, познакомьтесь с командой площадки.

- Проводите ежедневный 10-минутный брифинг с площадкой и поставщиками.

- Отслеживайте прибытие и отъезд по списку трансферов.

- Ведите журнал изменений (дополнительные номера, изменения меню, добавленные трансферы) для проверки счетов.

- Делайте фото и короткие видео для внутренних коммуникаций — с согласия участников.

### На следующий день

- Отправьте благодарственное письмо с фотографиями и ключевыми решениями или итогами сессий.

- Разошлите опрос из пяти вопросов в течение 48 часов, пока впечатления свежи.

- Сверьте счета поставщиков с договорами и журналом изменений.

- Напишите итоговый отчёт на одну страницу: что сработало, что изменить, что повторить в следующем году.

- Представьте результаты руководству в сравнении с целями, поставленными за 12 недель до этого.

## Похожие страницы

- [Материалы](https://bravodays.com/ru/materialy)
- [Запросить расчёт](https://bravodays.com/ru/zaprosit-predlozhenie)