# Türkiye'de şirket retreat'i nasıl planlanır: 12 haftalık takvim

> 30–150 kişilik bir retreat için 12 hafta rahat bir süre. Brief'ten son oda listesine kadar her iki haftada neyi netleştirmeniz gerektiğini anlattık.

URL: https://bravodays.com/tr/blog/turkiyede-sirket-retreati-nasil-planlanir-12-haftalik-takvim
Last updated: 2026-10-21
Publisher: BravoDays (https://bravodays.com)

## Kısaca

- Mekâna bakmadan önce hedefleri, kişi başı bütçeyi ve onay verecek kişiyi netleştirin.
- Mekânı ve uçuşları en geç 8. haftada kesinleştirin; sorunların çoğu geç imzalanan sözleşmeyle başlar.
- Program ve seyahat bilgilerini katılımcılara en geç iki hafta önce gönderin.
- Oda listesi ve beslenme bilgileri varış gününe kadar tek bir kişinin sorumluluğunda olsun.

## Genel bakış

Ters giden şirket retreat'lerinin çoğu etkinlik günü değil, aylar önce sessizce bozulur: bir karar ertelenir, bir sözleşme imzasız bekler ya da oda listesinin sahibi olmaz. Türkiye'de 30–150 kişilik bir retreat için 12 hafta rahat bir süredir. Daha kısa sürede de yapılabilir, biz de sık sık yapıyoruz; ama bu takvim gerçek son tarihlerin nerede olduğunu ve nedenini gösteriyor.

### 12–10. haftalar: brief ve bütçe

Kimse otel sitelerine bakmadan önce tek sayfalık bir brief yazın. Projede en çok zaman kazandıran belge budur.

- **Amaç:** Strateji toplantısı mı, ödül mü, uzun bir uzaktan çalışma döneminin ardından ekibi yeniden bir araya getirmek mi, yoksa hepsinden biraz mı? Cevap mekânı, programı ve bütçeyi değiştirir.

- **Katılımcı sayısı ve profili:** Yaklaşık sayı, kalkış şehirleri, hareket kısıtı veya özel beslenme ihtiyacı olan kişiler.

- **Tarihler:** Tek bir sabit tarih yerine iki üç alternatif aralık. Bir haftalık esneklik bile çok daha iyi mekânların önünü açabilir.

- **Kişi başı bütçe:** Uçuşların dahil olup olmadığını belirtin. Bu bilgi olmadan gelen teklifleri karşılaştırmak mümkün olmaz.

- **Onay veren kişi:** Son kararı verecek tek kişiyi belirleyin. Onay beş farklı takvime dağıldığında süreç tıkanır.

### 10–8. haftalar: destinasyon, mekân kısa listesi ve sözleşme

Brief netse destinasyon çoğu zaman kendiliğinden belirlenir. Avrupa veya Körfez'den gelen ekipler direkt uçuşlar nedeniyle genellikle İstanbul'u ya da Antalya–Belek kıyısını tercih eder. Uçağa binmeden doğaya kaçmak isteyen Türkiye merkezli bir ekip için İstanbul'dan otobüsle ulaşılabilen Sapanca ve Kartepe iyi bir seçenektir. Kapadokya ve Bodrum ise güçlü bir yer duygusu arayan ve iç hat aktarmasını sorun etmeyen gruplara uygundur.

Aynı brief için üç mekân seçeneği isteyin ve hepsini aynı tabloda karşılaştırın: toplantı salonunun büyüklüğü ve gün ışığı, odalarla genel salon arasındaki mesafe, açık alanlar, oda tipleri ve fiyata nelerin dahil olduğu. BravoDays olarak eksiksiz bir brief'ten sonra bir iş günü içinde üç teklif gönderiyoruz; çünkü bu aşamada hız, cilalı sunumdan daha önemlidir.

Mekân sözleşmesini 8. haftaya kadar imzalamayı hedefleyin. Oda düşüm (attrition) ve iptal maddelerini dikkatle okuyun, hangi alanların hangi saatlerde size ayrıldığını yazılı olarak teyit edin.

### 8–6. haftalar: uçuşlar, program iskeleti ve tedarikçiler

1. **Uçuşlar:** Grup fiyatları ve koltuk müsaitliği tarih yaklaştıkça daralır; özellikle Mayıs–Ekim sezonunda. Mekân kesinleşir kesinleşmez koltukları bloke edin.

2. **Program iskeleti:** Çalışma oturumlarını, yemekleri, serbest zamanı ve gezinin akılda kalacak bir iki aktivitesini yerleştirin. En az bir öğleden sonrayı tamamen boş bırakın.

3. **Tedarikçiler:** Transfer, aktivite, moderatör, ses-ışık ve fotoğraf için teklif isteyin. Karşılaştırılabilir olsun diye herkese aynı kişi sayısını ve aynı saatleri verin.

### 6–3. haftalar: kayıt, detaylar ve akış dokümanı

Kısa bir formla kaydı açın: pasaporttaki tam ad, geliş ve dönüş bilgileri, beslenme tercihleri, erişilebilirlik ihtiyaçları, oda paylaşımı tercihi ve acil durumda aranacak kişi. Formu kısa tutun; uzun formlar eksik döner.

Aynı anda program iskeletini dakika dakika bir akış dokümanına dönüştürün: saatler, yerler, sorumlular ve B planları. Açık hava yemeğinde yağmur yağarsa ne olacağına ya da Kapadokya'da balon uçuşu hava koşulları nedeniyle iptal edilirse hangi sabahın yedek olacağına burada karar verilir. Balon iptalleri sık yaşanır; her zaman yedek bir sabah planlayın.

**Pratik öneri:** Oda listesi ve beslenme bilgileri için tek bir sorumlu belirleyin ve tüm değişiklikler onun üzerinden geçsin. Varış günü yaşanan sorunların çoğu aynı tablonun iki farklı versiyonundan çıkar.

### 3–1. haftalar: iletişim ve kesin sayılar

Katılımcılara iki hafta önceden net bir bilgi paketi gönderin: program, kıyafet önerisi, beklenen hava durumu, transfer saatleri, etkinlik yerindeki iletişim numarası ve vatandaşlıklarına göre vize gereklilikleri hakkında bir not. Vize kuralları değişebildiği için bilgiyi e-postaya kopyalamak yerine resmî kaynağa yönlendirin.

Kesin sayılar sözleşmeye bağlı olarak genellikle varıştan 7–14 gün önce otele bildirilir. Bu tarihten sonraki düşüşler çoğu zaman tam ücretlendirilir; geç kalan kayıtların peşine erkenden düşün.

### Varış haftası: plan işini yapsın

Önceki haftalar iyi geçtiyse son hafta yeni şeyler üretmekle değil, teyit etmekle geçer. Transferleri uçuş numaralarıyla yeniden teyit edin, mekânı otel ekibiyle gezin, ses-ışığı gerçek salonda test edin ve herkese akış dokümanını anlatın. Etkinlik yerinde sorunları İK yöneticisi ya da üst yönetimden sponsor değil, başka biri çözmeli; böylece retreat'i organize edenler de programa gerçekten katılabilir.

Yaklaşık tarihleriniz ve kişi sayınız varsa başlamak için yeterli. Retreat'in amacını anlatan bir cümleyle birlikte bize gönderin; etkinlik tasarımcınız tarihlerinizden geriye doğru hazırlanmış bir takvim ve üzerinde konuşabileceğiniz üç mekân seçeneğiyle dönsün.

## İlgili sayfalar

- [Blog](https://bravodays.com/tr/blog)
- [Teklif al](https://bravodays.com/tr/teklif-al)

Yazar: BravoDays editorial team