Guía de eventos sostenibles: eventos corporativos y retiros de menor impacto

Cada vez más solicitudes de propuesta preguntan cómo reducirá un evento su impacto ambiental. Algunas empresas necesitan datos de sus eventos para sus informes de sostenibilidad; otras simplemente quieren que sus eventos reflejen sus valores. Esta guía recoge las decisiones que más diferencia marcan, en el orden en que se toman, con orientación honesta sobre lo que se puede afirmar y lo que no.

1. Empiece por el brief

La sostenibilidad es más sencilla cuando forma parte del brief desde el primer día y no se añade al final. Anote:

• lo que su empresa ya exige (una política de viajes, un código de conducta para proveedores, obligaciones de reporte);
• qué prioridades son más importantes para usted: carbono, residuos, impacto económico local, accesibilidad e inclusión;
• qué datos necesitará después del evento y en qué formato.

Dos referencias muy utilizadas pueden ayudarle a estructurar el trabajo: ISO 20121, la norma internacional para sistemas de gestión de la sostenibilidad de eventos, y los criterios del Consejo Global de Turismo Sostenible (GSTC), que se utilizan para evaluar hoteles, operadores turísticos y destinos.

2. Entienda de dónde viene el impacto

En los eventos a los que los participantes llegan en avión, el transporte suele ser la mayor fuente de emisiones, a menudo con mucha diferencia. Le siguen el alojamiento, la comida y bebida, el consumo de energía en la sede, la producción y los materiales. La conclusión práctica: la decisión de sostenibilidad más importante suele ser adónde y cómo viaja la gente, no la elección de las acreditaciones.

3. Elija el destino pensando en los viajes

• Minimice el viaje total. Sitúe en un mapa las ciudades de origen de los participantes y compare destinos por distancia total y número de vuelos, no por la distancia desde la sede central. Nuestro estimador de vuelos compara destinos para su grupo y muestra el CO2e aproximado.
• Prefiera los vuelos directos. El despegue y el aterrizaje representan una parte importante del combustible de un vuelo, por lo que un vuelo directo suele ser mejor que dos con escala.
• Quédese más tiempo y viaje con menos frecuencia. Un retiro de tres días bien diseñado puede sustituir a varios viajes cortos.
• Use el tren y los traslados compartidos donde existan, y autocares en lugar de muchos coches en destino.
• Considere la participación híbrida para quienes tendrían que volar muy lejos para una sesión corta.

4. Elija las sedes con pruebas

Haga las mismas preguntas a todas las sedes y pida pruebas, no intenciones:

• ¿Qué certificaciones tienen, quién las emitió y cuándo caducan?
• ¿Usan electricidad renovable y cómo la obtienen?
• ¿Miden el consumo de energía, agua y la generación de residuos, y pueden compartir los datos de nuestro evento?
• ¿Ofrecen puntos de recarga de agua en lugar de botellas de plástico de un solo uso?
• ¿Cómo reducen y miden el desperdicio de alimentos? ¿Adónde va la comida sobrante?
• ¿Qué proporción de sus alimentos y de su personal es local?
• ¿Se puede llegar a la sede en transporte público o con un traslado compartido corto?

En Turquía, el Ministerio de Cultura y Turismo gestiona un programa nacional de certificación de turismo sostenible para alojamientos, desarrollado en cooperación con el GSTC. Un certificado es una buena señal, pero pregunte igualmente qué cubre.

5. Comida y bebida

La comida es donde un evento puede mostrar sus valores de forma más visible, y donde a menudo se esconde el desperdicio.

• Planifique con cifras reales. Confirme el número final para cada comida y pida a la sede que cocine para esas cifras y no siempre para el total de asistentes.
• Haga que lo vegetal sea la opción por defecto. La cocina turca y mediterránea lo hace fácil y delicioso: mezze, platos con aceite de oliva, legumbres, verduras a la parrilla. Ofrezca carne y pescado como opción y no como centro de cada comida.
• Apueste por lo local y de temporada. Los productos locales reducen el transporte y apoyan la economía regional; además, suelen ser lo mejor del menú.
• Evite los bufés que no se pueden controlar. Platos más pequeños, servicio emplatado o bufés que se reponen poco a poco reducen el desperdicio.
• Organice la donación de comida sobrante cuando la normativa local y la seguridad alimentaria lo permitan.
• Sustituya el agua embotellada por agua filtrada en jarras o puntos de recarga, y, si va a hacer un regalo, regale a los invitados una botella reutilizable.

6. Materiales, regalos y producción

• Pase a formato digital agendas, dosieres de viaje y menús siempre que sea posible; imprima solo lo que los invitados realmente usan.
• Diseñe la imagen de marca sin fechas para poder reutilizar pancartas y fondos.
• Alquile en lugar de construir: el mobiliario, los escenarios y la decoración normalmente se pueden alquilar.
• Elija menos regalos pero mejores: artesanía local, productos de pequeños productores o una donación en nombre de los invitados.
• Evite artículos de un solo uso como cintas de plástico para acreditaciones, globos y confeti.
• Pregunte al proveedor audiovisual y de producción por iluminación y pantallas de bajo consumo.

7. Personas e impacto local

La sostenibilidad incluye a las personas. Elija proveedores que paguen salarios justos y traten bien a su personal, incluya en el programa a guías locales, artesanos y pequeñas empresas, y haga que el evento sea accesible: sedes sin escalones, necesidades alimentarias atendidas, espacios tranquilos y actividades inclusivas en las que todos puedan participar.

8. Mida lo que importa

• Acuerde de antemano qué datos recopilará: viajes de los participantes por medio de transporte y distancia, noches de hotel, comidas, energía, residuos y materiales.
• Recoja los datos de viaje en el formulario de inscripción (ciudad de origen, medio de transporte); es mucho más preciso que las estimaciones posteriores.
• Use un método de cálculo reconocido, y el mismo método cada año, para poder comparar eventos.
• Lleve un breve registro de sostenibilidad durante el evento: qué se hizo, qué se midió, qué salió mal.

9. Compensación y comunicación

Primero reduzca y después considere compensar lo que quede. Si compra créditos de carbono, elija proyectos certificados según estándares reconocidos y descríbalos con precisión. Al comunicar:

• cuente lo que hizo y lo que midió, con cifras cuando las tenga;
• evite afirmaciones generales como "neutro en carbono" o "residuo cero" a menos que pueda documentarlas según un estándar reconocido;
• sea transparente sobre lo que no pudo hacer esta vez y lo que mejorará la próxima.

Las normas sobre declaraciones ambientales se están endureciendo en muchos mercados, por lo que las afirmaciones precisas y verificables son a la vez más creíbles y más seguras.

10. Lista de verificación en una página

• Prioridades de sostenibilidad y necesidades de reporte incluidas en el brief.
• Destinos comparados por viaje total; vuelos directos preferidos.
• Sede elegida con pruebas: certificaciones, datos, recarga de agua, desperdicio de alimentos.
• Menús de base vegetal, locales y de temporada, planificados con cifras reales.
• Materiales digitales, imagen de marca reutilizable, menos regalos pero mejores.
• Proveedores locales y un programa accesible e inclusivo.
• Datos de viaje recogidos en la inscripción; método de medición acordado.
• Comunicación honesta: qué se hizo, qué se midió, qué viene después.

¿Está planificando un evento en Turquía con objetivos de sostenibilidad? Cuéntenos sus prioridades y le propondremos sedes y proveedores que puedan demostrar lo que hacen, y le ayudaremos a recopilar los datos que necesita.