En resumen

  • Se abre en Excel, Google Sheets o Numbers; una fila por partida de coste, agrupada por categoría.
  • Columnas de estimación, cotización y real para seguir el presupuesto desde el brief hasta la factura final.
  • Incluye las partidas que se suelen olvidar: IVA, cargos por servicio, propinas de guías, imprevistos y margen por divisa.
  • Sin fórmulas ni macros: añade tus propios totales en la herramienta de hojas de cálculo que uses.

Esta plantilla recoge las partidas de coste de un evento corporativo, retiro o viaje de incentivo típico, agrupadas por categoría. Descarga el archivo CSV, ábrelo en Excel, Google Sheets o Numbers y completa las cantidades y los costes unitarios de tu evento. Elimina las filas que no necesites y añade las tuyas.

Cómo usarla

  1. Empieza por la columna de estimación. Usa tu tope por persona y el rango de asistentes para introducir cifras aproximadas antes de pedir cotizaciones.
  2. Añade las cotizaciones a medida que lleguen. Introduce el coste unitario cotizado por cada proveedor y anota qué incluye (IVA, cargo por servicio, divisa).
  3. Registra los importes reales después del evento. Compara las facturas finales con las cotizaciones; la diferencia muestra dónde hubo cambios en destino.
  4. Mantén una partida de imprevistos. Muchos organizadores reservan un fondo para cambios de última hora y fluctuaciones de divisa; acuerda su tamaño con el responsable del presupuesto.

Categorías de la plantilla

  • Sede y espacios de reunión: alquiler de salas, salas para grupos de trabajo, zonas exteriores.
  • Alojamiento: habitaciones por tipo y noche, tasa turística.
  • Comida y bebida: desayunos, almuerzos, cenas, pausas para el café, recepción, cena de gala, bebidas.
  • Viajes: vuelos, traslados al aeropuerto, autobuses, transporte local.
  • Actividades y experiencias: team building, excursiones, guías, entradas.
  • Producción y audiovisuales: escenario, pantallas, sonido, iluminación, técnicos, streaming, interpretación.
  • Ponentes, presentadores y entretenimiento.
  • Branding, impresión y regalos.
  • Personal y gestión: honorarios del organizador, personal en destino, fotógrafo.
  • Seguros, visados y administración.
  • Imprevistos y margen por divisa.

Consejos

  • Expresa todos los importes en una sola divisa y anota el tipo de cambio que usaste.
  • Anota si cada cotización incluye IVA y cargos por servicio; mezclarlos es el error de presupuesto más común.
  • Para obtener un rango orientativo por destino, prueba primero nuestra calculadora de presupuesto gratuita y después usa esta hoja para el detalle.