Lista de verificación para la visita de inspección de sedes de eventos corporativos

Una visita de inspección es la hora mejor invertida antes de firmar un contrato con una sede. Esta lista sigue los mismos criterios que utiliza nuestro equipo antes de publicar una sede en BravoDays: visita de inspección, cliente misterioso, prueba de wifi, "chequeo de ambiente", documentos de incendios y seguridad, accesibilidad y contrato. Imprímala, llévela consigo y anote las respuestas mientras recorre el lugar.

Antes de ir

• Envíe a la sede su borrador de agenda, el rango de asistentes y sus necesidades de habitaciones para que le muestren los espacios adecuados.
• Pida reunirse con el responsable de eventos y, si es posible, con el responsable de banquetes o de alimentos y bebidas (F&B).
• Planifique llegar por la misma ruta que tomarán sus invitados desde el aeropuerto y cronometre el trayecto.
• Reserve una comida en el restaurante de la sede para valorar la comida y el servicio como un huésped más (una forma sencilla de cliente misterioso).

Llegada y primera impresión (el chequeo de ambiente)

• ¿Es fácil para un autocar encontrar la entrada, y hay espacio para que pare y descargue?
• ¿Cuánto tardó el check-in y cómo le recibieron?
• ¿Encaja el lugar con su grupo: formal o relajado, concurrido o privado, resort familiar u hotel de negocios?
• ¿Hay otros grupos grandes o bodas reservados en sus fechas que compartirían las zonas comunes?

Habitaciones

• Vea al menos una habitación de cada tipo que piensa reservar, no solo la habitación de muestra.
• Compruebe la configuración de camas (dos individuales o una doble), las cortinas opacas, el ruido de pasillos o de la carretera y el aire acondicionado.
• Confirme cuántas habitaciones de cada tipo están realmente disponibles en sus fechas.
• Pregunte por las habitaciones accesibles: cuántas hay, dónde están y qué incluyen.

Espacios de reuniones y eventos

• ¿Hay luz natural y se puede oscurecer por completo para las pantallas?
• Compruebe la altura del techo, las columnas y la visibilidad para su montaje (teatro, escuela, cabaret, en U).
• Mire las salas de trabajo en grupo: ¿a qué distancia están y cuántas personas caben en cada una?
• Confirme el equipo audiovisual propio: pantallas, proyectores, micrófonos, sonido, iluminación, técnico en el lugar.
• Pregunte qué más se celebrará en las salas contiguas en sus fechas.
• Localice el espacio exterior para pausas para el café, recepciones o actividades, y la alternativa interior si llueve.

Prueba de wifi y conectividad

• Haga un test de velocidad en la sala principal, en una sala de trabajo en grupo y en una habitación; anote la velocidad de descarga y de subida.
• Pregunte si el grupo puede tener una red dedicada y qué ancho de banda se garantiza.
• Compruebe la cobertura móvil en las salas de reuniones, sobre todo en sótanos.
• Cuente los enchufes de la sala de reuniones y pida alargadores si hace falta.

Comida y bebida

• Pruebe la comida o reserve una degustación del menú de la cena de gala.
• Pregunte cómo gestionan las peticiones halal, vegetarianas, veganas, sin gluten y de alergias, y cómo se etiquetan los platos.
• Compruebe la capacidad del desayuno: ¿puede el restaurante sentar a todo su grupo en la hora punta?
• Acuerde los horarios de las pausas para el café y su ubicación cerca de la sala de reuniones.
• Pregunte por la política de alcohol, los horarios de la licencia y cualquier restricción para eventos al aire libre.

Incendios, seguridad y protección

• Pida el certificado de seguridad contra incendios y el plan de evacuación, y recorra las salidas de emergencia desde su sala de reuniones.
• Compruebe que haya detectores de humo y rociadores en habitaciones y salones.
• Averigüe dónde está el hospital más cercano y cuánto se tarda en llegar.
• Pregunte si hay una persona formada en primeros auxilios o un médico de guardia, y un desfibrilador en el lugar.
• Compruebe la seguridad en los accesos y cómo gestiona la sede la entrada de invitados VIP o ponentes de alto perfil.
• Para piscinas, playas o actividades: ¿hay socorrista y cuáles son las normas de supervisión?

Accesibilidad

• ¿Hay acceso sin escalones desde el punto de llegada hasta el vestíbulo, las salas de reuniones, el restaurante y los aseos?
• ¿Son los ascensores lo bastante amplios para una silla de ruedas, y hay un aseo accesible cerca de la sala de reuniones?
• ¿Puede la sede ofrecer bucles de inducción, menús en letra grande o salas tranquilas?

Sostenibilidad

• Pregunte qué prácticas aplican hoy, no las previstas: puntos de recarga de agua, compras locales, seguimiento del desperdicio de alimentos, energía renovable, certificaciones.
• Pregunte si pueden facilitar datos de energía, agua o residuos por evento para sus informes.

Contrato y condiciones comerciales

• Tamaño del bloqueo de habitaciones, fecha de liberación y reducción permitida (cuántas habitaciones puede devolver sin penalización).
• Escala de cancelación por fechas, importes de los depósitos y calendario de pagos.
• Gasto mínimo en comida y bebida y qué computa para alcanzarlo.
• Alquiler de salas, cargos audiovisuales, cargos por servicio e IVA: qué está incluido en el precio ofertado.
• Uso exclusivo o exclusividad: si necesita toda la sede, qué incluye exactamente y qué puntos de venta siguen abiertos al público.
• Cláusula de fuerza mayor y qué ocurre si la sede se vende o se reforma antes de sus fechas.

Después de la visita

• Escriba sus notas y puntuaciones el mismo día y comparta las fotos con la persona que decide.
• Pida a la sede que envíe una propuesta por escrito que recoja todo lo acordado en la visita.
• Compare las sedes una al lado de otra con los mismos criterios antes de decidir.