Kısaca

  • Gerçek gürültüyü, ışığı ve kalabalığı görmek için mekânı etkinliğinizle aynı gün ve saatte ziyaret edin.
  • Wi-Fi'ı toplantı salonunda ve bir misafir odasında kendiniz test edin; broşüre güvenmeyin.
  • Yangın güvenliği ve tahliye belgelerini isteyin ve acil çıkışları yürüyerek kontrol edin.
  • Ayrılmadan önce oda bloğu, eksik kullanım ve iptal koşullarını yazılı olarak alın.

Mekân ziyareti, bir mekân sözleşmesi imzalamadan önce geçirebileceğiniz en verimli saattir. Bu kontrol listesi, mekân ekibimizin bir mekânı BravoDays'da yayımlamadan önce kullandığı kriterlerin aynısını izler: yerinde ziyaret, gizli müşteri, Wi-Fi testi, "atmosfer kontrolü", yangın ve güvenlik belgeleri, erişilebilirlik ve sözleşme. Yazdırın, yanınıza alın ve gezerken yanıtları not edin.

Gitmeden önce

  • Doğru alanları gösterebilmeleri için mekâna taslak gündeminizi, katılımcı aralığınızı ve oda ihtiyaçlarınızı gönderin.
  • Etkinlik müdürüyle ve mümkünse banket veya F&B müdürüyle görüşmek isteyin.
  • Misafirlerinizin havalimanından izleyeceği güzergâhla gelmeyi planlayın ve yolculuğun süresini ölçün.
  • Yemeği ve hizmeti bir misafir gibi değerlendirmek için mekânın restoranında yemek rezervasyonu yapın (basit bir gizli müşteri yöntemi).

Varış ve ilk izlenim (atmosfer kontrolü)

  • Giriş bir otobüs için kolay bulunuyor mu, durup yolcu indirebileceği bir alan var mı?
  • Check-in ne kadar sürdü ve nasıl karşılandınız?
  • Mekân grubunuza uygun hissettiriyor mu: resmî mi rahat mı, kalabalık mı özel mi, aile tatil köyü mü iş oteli mi?
  • Tarihlerinizde ortak alanları paylaşacak başka büyük gruplar veya düğünler var mı?

Misafir odaları

  • Yalnızca örnek odayı değil, ayırtmayı planladığınız her oda tipinden en az birini görün.
  • Yatak düzenini (iki tek veya çift kişilik), karartma perdelerini, koridor ya da yol gürültüsünü ve klimayı kontrol edin.
  • Tarihlerinizde her oda tipinden gerçekte kaç oda müsait olduğunu sayın.
  • Erişilebilir odaları sorun: kaç tane, nerede ve neler içeriyor.

Toplantı ve etkinlik alanı

  • Doğal ışık var mı ve ekranlar için tamamen karartılabiliyor mu?
  • Oturma düzeniniz için (tiyatro, sınıf, kabare, U düzeni) tavan yüksekliğini, kolonları ve görüş açılarını kontrol edin.
  • Grup çalışması odalarına bakın: ne kadar yakınlar ve her birine kaç kişi sığıyor?
  • Mekânın kendi AV donanımını teyit edin: ekranlar, projektörler, mikrofonlar, ses, ışık, sahada teknisyen.
  • Tarihlerinizde komşu salonlarda başka neler olacağını sorun.
  • Kahve molaları, resepsiyonlar veya aktiviteler için açık alanı ve yağmur yağarsa kapalı alternatifi bulun.

Wi-Fi ve bağlantı testi

  • Ana toplantı salonunda, bir grup çalışması odasında ve bir misafir odasında hız testi yapın; indirme ve yükleme hızlarını not edin.
  • Gruba özel bir ağ verilip verilemeyeceğini ve hangi bant genişliğinin garanti edildiğini sorun.
  • Özellikle bodrum katlarda, toplantı salonlarındaki mobil sinyali kontrol edin.
  • Toplantı salonundaki prizleri sayın ve gerekirse uzatma kablosu isteyin.

Yiyecek ve içecek

  • Yemeklerin tadına bakın ya da gala yemeği menüsü için bir tadım ayarlayın.
  • Helal, vejetaryen, vegan, glütensiz ve alerji taleplerini nasıl karşıladıklarını ve yemeklerin nasıl etiketlendiğini sorun.
  • Kahvaltı kapasitesini kontrol edin: restoran en yoğun saatte tüm grubunuzu oturtabiliyor mu?
  • Kahve molalarının saatlerini ve toplantı salonuna yakın yerlerini netleştirin.
  • Alkol politikasını, ruhsat saatlerini ve açık hava etkinlikleri için kısıtlamaları sorun.

Yangın, emniyet ve güvenlik

  • Yangın güvenliği belgesini ve tahliye planını isteyin; toplantı salonunuzdan acil çıkışlara kadar yürüyün.
  • Odalarda ve etkinlik alanlarında duman dedektörleri ve sprinkler olup olmadığını kontrol edin.
  • En yakın hastanenin nerede olduğunu ve oraya ulaşmanın ne kadar sürdüğünü öğrenin.
  • İlk yardım eğitimi almış bir kişi veya nöbetçi doktor ve sahada bir defibrilatör olup olmadığını sorun.
  • Girişlerdeki güvenliği ve mekânın VIP misafirler veya tanınmış konuşmacılar için erişimi nasıl yönettiğini kontrol edin.
  • Havuzlar, plajlar veya aktiviteler için: cankurtaran var mı, gözetim kuralları neler?

Erişilebilirlik

  • İniş noktasından lobiye, toplantı salonlarına, restorana ve tuvaletlere basamaksız erişim var mı?
  • Asansörler tekerlekli sandalye için yeterince geniş mi ve toplantı salonunun yakınında erişilebilir bir tuvalet var mı?
  • Mekân işitme döngüsü, büyük puntolu menüler veya sessiz odalar sağlayabiliyor mu?

Sürdürülebilirlik

  • Planlanan değil, bugün uygulanan uygulamaları sorun: su doldurma istasyonları, yerel tedarik, gıda israfı takibi, yenilenebilir enerji, sertifikalar.
  • Raporlamanız için etkinlik başına enerji, su veya atık verisi sağlayıp sağlayamayacaklarını sorun.

Sözleşme ve ticari koşullar

  • Oda bloğu büyüklüğü, serbest bırakma tarihi ve eksik kullanım (cezasız olarak kaç oda iade edebileceğiniz).
  • Tarihe göre iptal kademeleri, depozito tutarları ve ödeme takvimi.
  • Yiyecek ve içecek için minimum harcama tutarı ve buna nelerin dahil sayıldığı.
  • Salon kirası, AV ücretleri, servis ücretleri ve KDV: teklif edilen fiyata nelerin dahil olduğu.
  • Tüm mekânı kiralama veya münhasırlık: mekânın tamamına ihtiyacınız varsa tam olarak nelerin dahil olduğu ve hangi birimlerin halka açık kalacağı.
  • Mücbir sebep maddesi ve mekânın tarihlerinizden önce satılması veya yenilenmesi durumunda ne olacağı.

Ziyaretten sonra

  • Notlarınızı ve puanlarınızı aynı gün yazın ve fotoğrafları karar vericiyle paylaşın.
  • Mekândan, yerinde kararlaştırılan her şeyi yansıtan yazılı bir teklif göndermesini isteyin.
  • Karar vermeden önce mekânları aynı kriterlere göre yan yana karşılaştırın.