Коротко

  • Стройте программу вокруг трёх–пяти решений, а не тем.
  • Заранее разошлите варианты на одной странице и согласуйте критерии и правило принятия решения до начала обсуждения.
  • Беритесь за самое сложное решение, когда энергия максимальна, — обычно утром второго дня.
  • Уезжайте с письменным журналом решений: решение, ответственный, первый шаг, дата пересмотра.
  • Измеряйте честно: пульс-опрос до и после и обзоры через 30, 60 и 90 дней.

Большинство руководителей бывали на выездной сессии, которая в тот момент казалась продуктивной. Обсуждения были открытыми, площадка красивой, а флипчарты исписаны. Но через несколько недель на еженедельном совещании всплывают те же вопросы, и трудно сказать, что же на самом деле было решено. Дело не в усилиях и не в доброй воле. Обычно всё сводится к нескольким решениям по формату, принятым ещё до того, как кто-то приехал.

Пять причин, по которым выездные сессии не меняют решений

1. Программа — это список тем, а не решений

«Стратегия», «культура» и «рост» — это темы. Они приглашают к обсуждению, а не к выбору. Когда в программе не указано, какие решения нужно принять, группа естественным образом говорит, пока не закончится время.

2. Сложные компромиссы откладываются на конец

Простые вопросы заполняют первый день, потому что заряжают энергией. Трудный выбор — о бюджетах, приоритетах или распределении обязанностей — остаётся на последний день после обеда, когда люди устали и думают о дороге домой.

3. Никто не договорился, как будут приниматься решения

Решает генеральный директор, выслушав всех? Большинство? Консенсус? Если правило принятия решений неясно, обсуждения либо затягиваются, либо заканчиваются размытой договорённостью, которую в понедельник каждый понимает по-своему.

4. Исходные данные не подготовлены

Группа не может принять решение о выходе на рынок или реорганизации без нужных фактов. Когда анализ впервые представляют прямо на сессии, обсуждение превращается в спор о цифрах, а не о выборе.

5. После сессии ничего не происходит

Сессия заканчивается, люди возвращаются к переполненным почтовым ящикам, а записи лежат в общей папке. Без письменной фиксации решений, ответственных и сроков и без момента для проверки прогресса план постепенно забывается.

Как спроектировать выездную сессию, которая заканчивается решениями

Начните с трёх–пяти решений

Прежде чем что-либо бронировать, запишите решения, которые должна дать сессия. Сформулируйте каждое как вопрос с понятным ответом, например «Какие два рынка станут приоритетными в следующем году?» или «Объединяем ли мы две команды поддержки?» Если вы не можете их назвать, сначала проведите короткий раунд интервью или анонимный опрос.

Подготовьте варианты на одной странице

По каждому решению подготовьте два–четыре реалистичных варианта с ключевыми фактами на одной странице и разошлите их заранее. Тогда люди приедут готовыми выбирать, а не знакомиться с материалом.

Сначала согласуйте критерии и правило принятия решения

Прежде чем обсуждать варианты, договоритесь, как выглядит хороший выбор (например, эффект, затраты, риск и скорость) и кто принимает решение. Это занимает десять минут и экономит часы.

Поставьте самое сложное решение на утро второго дня

Используйте первую половину дня после обеда для погружения в контекст и выстраивания доверия, а затем беритесь за самый трудный выбор, когда энергия максимальна. Последние полдня оставьте на превращение решений в план.

Тренируйтесь принимать решения, а не только обсуждать

Фасилитируемая симуляция или упражнение на принятие решений в условиях дефицита времени может показать команде, как она на самом деле принимает решения: кто говорит, кого слышат и сколько времени это занимает. При хорошем разборе это даёт группе общий язык для реальных решений, которые последуют.

Зафиксируйте всё письменно до отъезда

Завершайте каждый день, зачитывая вслух, что решено, что отложено и почему. Уезжайте с журналом решений, в котором указаны каждое решение, его ответственный, первый шаг и дата пересмотра.

Проводите обзоры через 30, 60 и 90 дней

Внесите короткие встречи-обзоры в календарь ещё до окончания сессии. Посмотрите на каждое обязательство: выполнено, в работе или застряло? Это самый простой и честный способ понять, изменила ли сессия хоть что-нибудь.

Как измерить, сработало ли это

Сложные метрики не нужны. Короткий пульс-опрос до и после сессии (о ясности приоритетов и уверенности в плане), сам журнал решений и обзоры через 30/60/90 дней скажут вам больше, чем любая оценка удовлетворённости. Честно признавайте, что не сдвинулось: это полезная информация для следующей сессии.

С чего начать

Если вы планируете выездную сессию в ближайшие месяцы, начните с того, чтобы записать решения, которые она должна дать. Если вам нужна помощь с проектированием, фасилитацией или площадкой, посмотрите наши программы по стратегии и результативности.