En resumen
- Una línea por momento: hora, duración, qué ocurre, dónde, quién es responsable y pie técnico.
- Dos versiones a partir de una hoja: una agenda breve para los invitados y un guion detallado para el equipo.
- Incluye márgenes: los traslados, las pausas para el café y los cambios de sala siempre llevan más tiempo del previsto.
- Imprímelo o guárdalo como PDF desde tu navegador y compártelo con la sede y los proveedores.
La agenda les dice a los invitados qué ocurre y cuándo. El guion le dice al equipo cómo ocurre: quién hace qué, con qué micrófono, luz o diapositiva. Usa el ejemplo de abajo como punto de partida. Imprime esta página o guárdala como PDF y después completa tus propias sesiones.
Agenda para invitados: ejemplo del día 1
| Hora | Sesión | Lugar |
|---|
| 09:00 | Café de bienvenida | Terraza |
| 09:30 | Apertura: por qué estamos aquí | Sala principal |
| 10:15 | Sesión de estrategia 1 | Sala principal |
| 11:30 | Pausa para el café | Terraza |
| 12:00 | Talleres en grupos | Salas A, B, C |
| 13:15 | Almuerzo | Restaurante |
| 14:30 | Actividad de equipo | Jardín o playa |
| 17:00 | Tiempo libre | – |
| 19:30 | Cena | Restaurante fuera de la sede |
Guion para el equipo: ejemplo de la sesión de apertura
| Hora | Duración | Punto | Responsable | Pie audiovisual / de luces | Notas |
|---|
| 08:00 | 60 min | Prueba técnica, diapositivas cargadas, micrófonos probados | Técnico audiovisual | Todas las pantallas encendidas | Portátil de reserva listo |
| 09:00 | 30 min | Apertura de puertas, café de bienvenida | Banquetes de la sede | Música de entrada | Credenciales en la puerta |
| 09:25 | 5 min | Aviso para tomar asiento | Responsable del evento | La música baja | Cerrar las puertas de la terraza |
| 09:30 | 10 min | Bienvenida del CEO | CEO | Micrófono de atril, diapositiva 1 | Bajar las luces del fondo |
| 09:40 | 35 min | Charla de apertura | Facilitador | Micrófono de solapa, diapositivas 2–20 | Entregar el control de diapositivas |
| 10:15 | 75 min | Sesión de estrategia 1 | Facilitador | Dos micrófonos de mano para preguntas | Persona para pasar los micrófonos |
Tu guion del evento
| Hora | Duración | Punto | Lugar | Responsable | Pie audiovisual / de luces | Notas |
|---|
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
Consejos para un guion que funcione
- Asigna a cada línea exactamente un responsable, aunque participen varias personas.
- Añade de cinco a diez minutos de margen después de cada cambio de sala y cada traslado.
- Mantén sencilla la agenda para invitados; deja el detalle para el equipo.
- Indica en cada versión del documento la fecha y la hora, y conserva una única copia maestra.