Коротко

  • Открывается в Excel, Google Таблицах или Numbers; по строке на каждую статью расходов, с группировкой по категориям.
  • Колонки «оценка», «предложение» и «факт» позволяют отслеживать бюджет от брифа до итогового счёта.
  • Включает статьи, о которых часто забывают: НДС, сервисный сбор, чаевые гидам, резерв и валютный запас.
  • Без формул и макросов: добавьте итоги сами в той программе, которой пользуетесь.

В этом шаблоне перечислены статьи расходов типичного корпоративного мероприятия, ретрита или инсентив-поездки, сгруппированные по категориям. Скачайте CSV-файл, откройте его в Excel, Google Таблицах или Numbers и заполните количество и цену за единицу для вашего мероприятия. Удалите ненужные строки и добавьте свои.

Как пользоваться

  1. Начните с колонки оценки. Используйте лимит на человека и диапазон числа участников, чтобы внести приблизительные цифры до запроса предложений.
  2. Добавляйте предложения по мере поступления. Вносите цену за единицу из предложения каждого поставщика и отмечайте, что в неё входит (НДС, сервисный сбор, валюта).
  3. После мероприятия отслеживайте факт. Сравните итоговые счета с предложениями: разница покажет, где на месте происходили изменения.
  4. Сохраните строку резерва. Многие организаторы держат резерв на изменения в последний момент и колебания курса; согласуйте его размер с ответственным за бюджет.

Категории в шаблоне

  • Площадка и залы: аренда залов, залы для групповой работы, открытые пространства.
  • Проживание: номера по типам и ночам, туристический налог.
  • Питание и напитки: завтраки, обеды, ужины, кофе-брейки, фуршет, гала-ужин, напитки.
  • Транспорт: перелёты, трансферы из аэропорта, автобусы, местный транспорт.
  • Активности и впечатления: тимбилдинг, экскурсии, гиды, входные билеты.
  • Техническое обеспечение: сцена, экраны, звук, свет, техники, трансляция, синхронный перевод.
  • Спикеры, ведущие и развлекательная программа.
  • Брендинг, полиграфия и подарки.
  • Персонал и управление: услуги организатора, персонал на месте, фотограф.
  • Страхование, визы и администрирование.
  • Резерв и валютный запас.

Советы

  • Указывайте все суммы в одной валюте и записывайте использованный курс.
  • Отмечайте, включены ли в каждое предложение НДС и сервисный сбор; путаница с ними — самая частая ошибка в бюджете.
  • Чтобы получить ориентировочный диапазон по направлению, сначала воспользуйтесь нашим бесплатным калькулятором бюджета, а затем детализируйте расходы в этой таблице.