Коротко
- Сначала изучите программу выставки и избегайте пересечений с официальными главными событиями.
- Выбирайте площадку, до которой гости быстро доберутся с выставки или из отелей.
- Рассылайте приглашения заранее, напоминайте лично и закладывайте неявку.
- Делайте программу короткой: сбор гостей, одно ясное послание и время для общения.
Крупная выставка делает то, что непросто сделать любым маркетинговым бюджетом: на несколько дней собирает в одном городе ваших клиентов, партнёров, дистрибьюторов и отраслевую прессу. Это идеальный момент для параллельного мероприятия, клиентского приёма или запуска продукта. Но это также значит, что за вечера тех же людей вы конкурируете со всеми остальными экспонентами. В этом чек-листе — то, что мы прорабатываем, планируя параллельное мероприятие во время крупной выставки в Стамбуле или другом городе Турции.
За восемь-двенадцать недель: стратегия и тайминг
- Определите цель. Это запуск для прессы и ключевых клиентов, приём-благодарность для дистрибьюторов или небольшой ужин для нескольких стратегических клиентов? От этого зависят список гостей и формат.
- Изучите программу выставки. Проверьте церемонию открытия, официальные приёмы, церемонии награждения и самые посещаемые дни. Избегайте пересечений со всем, куда, скорее всего, пойдут ваши гости.
- Выберите слот. Ранний вечер первого или второго дня часто работает лучше всего. К последнему дню многие посетители уже уехали или выдохлись.
- Определите бюджет и число гостей. Реалистично оценивайте посещаемость: во время выставки приходят не все, кто принял приглашение.
За шесть-восемь недель: площадка и подрядчики
- Площадка: выбирайте место, до которого гости быстро доберутся с выставки или из отелей. Короткий трансфер важнее известного адреса. Хорошо подходят отели рядом с выставкой, террасы на крышах, рестораны у воды и частные ивент-пространства.
- Транспорт: если площадка не в пешей доступности, запланируйте шаттлы от выставки по фиксированному расписанию и обратную доставку в основные отельные районы.
- Техника: для запуска подтвердите сцену, экраны, звук, свет и электропитание. Проведите техническую репетицию на площадке.
- Кейтеринг: фуршеты с сытной едой хорошо работают после дня на выставке — гости часто голодны. Включите понятные вегетарианские, халяльные и безалкогольные варианты.
- Разрешения: проверьте, какие разрешения нужны для мероприятий на открытом воздухе, музыки, брендинга в общественных местах или демонстрации продукции.
За четыре-шесть недель: приглашения
Рассылайте приглашения заранее: в неделю выставки календари заполняются быстро. Делайте приглашение понятным и коротким: что, где, когда, почему стоит прийти и как добраться с выставки. Просите ответить и лично напоминайте ключевым гостям по телефону или через своих аккаунт-менеджеров. Личное приглашение от знакомого человека гораздо эффективнее второго письма.
Практический совет: в день мероприятия раздавайте на стенде печатные или цифровые напоминания с простой картой и временем шаттла. Многие гости решают, куда пойти вечером, пока ходят по выставке.
За неделю: подтвердите всё
- Ещё раз подтвердите площадку, тайминг, меню и итоговое число гостей.
- Проинструктируйте хозяев вечера и спикеров: кто кого встречает, кто выступает и как долго.
- Подготовьте список гостей для входа с бейджами или простой регистрацией.
- Подготовьте пресс-материалы и информацию о продукте, если проводите запуск.
- Назначьте одного человека, который будет управлять мероприятием в этот вечер, отдельно от команды стенда.
В вечер мероприятия: коротко и по делу
Лучшие параллельные мероприятия уважают время гостей. Запланируйте сбор гостей и напитки, короткое и ясное выступление — в идеале до пятнадцати минут, — а затем много времени для общения. Если вы запускаете продукт, дайте возможность его увидеть и потрогать. Пусть ваши руководители будут в зале и знают, с кем нужно встретиться.
Если на площадке есть открытая терраса, держите в резерве помещение на случай ветра или дождя и заранее определите время, до которого нужно принять решение о переносе. Сообщайте гостям на входе, если будут фотографировать и публиковать снимки, и дайте тем, кто не хочет попадать в кадр, простой способ сказать об этом.
После: напоминайте о себе, пока это важно
В течение одного-двух дней отправьте короткое благодарственное письмо с фото, ключевым посланием и понятным следующим шагом — например, предложением встречи или информацией о продукте. Передайте список участников отделу продаж, чтобы начатые на мероприятии разговоры продолжились.
Сообщите нам, на какой выставке вы участвуете, даты и какое мероприятие вы задумали. Мы вместе с вами сверимся с программой выставки, предложим подходящие площадки и тайминг и возьмём на себя логистику, чтобы ваша команда могла сосредоточиться на гостях.
