Коротко
- У каждого пункта сценария должны быть время, продолжительность и один названный по имени ответственный.
- Репетируйте выступления, выходы на сцену и сигналы награждения в зале вместе с техническими специалистами накануне днём.
- Согласуйте с кухней время подачи блюд, чтобы выступления никогда не совпадали с уборкой тарелок.
- Планируйте завершение вечера так же тщательно, как начало: транспорт, гардероб и последние заказы.
Гала-ужин или церемония награждения — обычно тот момент, который гости запоминают больше всего, и тот, в котором больше всего движущихся частей. Сценарий мероприятия (его также называют cue sheet) размещает каждый момент на одной временной шкале с ответственным. Используйте этот чек-лист, чтобы составить свой сценарий, а затем поделитесь им с площадкой, техническими специалистами, ведущим и всеми, у кого есть роль в этот вечер.
За несколько недель
- Подтвердите площадку, планировку зала, схему рассадки и максимальную вместимость.
- Согласуйте меню, винный или барный пакет и все особенности питания с указанием имён и номеров столов.
- Забронируйте ведущего, развлекательную программу, фотографа и видеографа, зафиксировав время их прибытия письменно.
- Соберите тексты выступлений, номинации, имена победителей (в строгой конфиденциальности) и музыку для выхода на сцену.
- Разработайте и закажите печатные материалы: меню, карточки рассадки, номера столов, навигацию.
- Спланируйте транспорт гостей до площадки и обратно, с временем отправления для раннего и позднего возвращения.
- Проверьте план на случай плохой погоды для любого приёма под открытым небом.
В день мероприятия: монтаж
- Время доступа в зал согласовано с площадкой; мебель и расстановка столов сверены с планом зала.
- Сцена, трибуна, экраны, микрофоны (ручные и петличные), свет и звук установлены.
- Презентация, видео и музыка для выходов загружены и проверены на ноутбуке для показа; есть резервная копия.
- Карточки рассадки, меню, номера столов и центральные композиции расставлены и проверены.
- Награды и подарки пересчитаны, подписаны и размещены за кулисами под ответственность одного человека.
- Фотозона или пресс-волл установлены и освещены.
Репетиция (днём)
- Ведущий и спикеры репетируют на сцене с микрофонами и слайдами.
- Пройдите маршрут награждения: где сидят победители, как они выходят на сцену, где уходят на фотосъёмку.
- Технические специалисты прогоняют все сигналы по порядку: свет, музыка, видео, слайды.
- Кухня и банкетный менеджер подтверждают время подачи каждого блюда относительно выступлений.
Прибытие гостей и приветственный приём
- Команда встречи и навигация на месте — в точке высадки и у входа.
- Гардероб укомплектован персоналом и готов.
- Подаются приветственные напитки и канапе, а безалкогольные варианты не менее привлекательны, чем остальные.
- Фотограф снимает прибытие гостей и групповые кадры.
- Ведущий или площадка в согласованное время приглашают гостей к ужину.
Ужин и программа
- Приветственная речь: кто выступает, сколько длится, до или после закуски.
- Время подачи закуски, основного блюда и десерта согласовано и передано ведущему.
- Выступления и награждения стоят между подачами блюд — никогда не во время подачи или уборки.
- Блоки развлекательной программы с временем начала и окончания и согласованной с площадкой громкостью.
- Тост или заключительное слово, затем переход к танцам, музыке или бару.
Завершение вечера
- Последние заказы и время закрытия согласованы с площадкой и вежливо объявлены.
- Обратный транспорт отправляется волнами; названный по имени ответственный проверяет последний автобус.
- Забытые вещи и оставленные награды собраны.
- Демонтаж сцены, техники и брендинга завершён к согласованному времени.
- Короткий разбор с менеджером площадки: инциденты, дополнительные заказы, всё, что нужно учесть в счёте.
Какие столбцы включить в сценарий
- Время, продолжительность, пункт, место, ответственный, сигнал для техники или света, музыкальный сигнал, примечания.
- Распечатайте сценарий крупным шрифтом для ведущего и технического пульта; основной экземпляр храните у одного человека.