Коротко

  • Двенадцать недель — комфортный срок подготовки для группы из 30–150 человек; если осталось меньше восьми недель, начинайте с перелётов и площадки в один день.
  • Зафиксируйте цели, диапазон численности и бюджет до того, как свяжетесь хотя бы с одной площадкой.
  • Собирайте паспортные данные, диетические и особые потребности один раз, заранее и в одной форме.
  • Спланируйте следующий день: опрос, благодарственное письмо и сверка счетов замыкают цикл.

Используйте этот чек-лист для корпоративного выезда, офсайта или инсентив-поездки продолжительностью от двух до четырёх дней. Отмечайте выполненные задачи и делитесь списком с ответственными за каждую часть. Сроки рассчитаны примерно на 12 недель подготовки; если времени меньше, уложите первые три раздела в первые две недели.

За 12 недель: бриф и бюджет

  • Запишите две-три цели выезда (например: согласовать план на следующий год, наградить отдел продаж, помочь объединённой команде сплотиться).
  • Договоритесь, кто утверждает решения: один владелец бюджета и один человек, принимающий решения.
  • Определите диапазон численности (минимум и максимум) и круг приглашённых: команда, партнёры, сопровождающие.
  • Выберите два-три варианта дат и сверьте их с государственными праздниками, школьными каникулами и дедлайнами компании в каждой стране участников.
  • Установите общий бюджет и лимит на человека и решите, что в него входит (перелёты, номера, питание, активности, подарки, НДС).
  • Составьте список обязательных требований и неприемлемых вариантов: размер конференц-зала, одноместные номера, пляж или город, время в пути, политика в отношении алкоголя.
  • Решите, будете ли вы работать с организатором или напрямую с площадкой, и отправьте бриф.

За 10 недель: направление и площадка

  • Отберите два-три направления по суммарному времени в пути из городов отправления, а не только по расстоянию.
  • Проверьте правила въезда для каждого паспорта в группе (без визы, электронная виза или обычная виза) и запишите сроки оформления.
  • Сравните два-четыре варианта площадок бок о бок: номера, конференц-пространство, открытые зоны, питание, Wi-Fi, доступность, цена.
  • Запросите письменные условия блока номеров: даты снятия брони, допустимое сокращение (attrition), отмена и график депозитов.
  • Проведите выездной осмотр или видеоэкскурсию в реальном времени по конференц-залу, номерам и ресторанам.
  • Подписывайте договор с площадкой и вносите депозит только после одобрения лица, принимающего решения.

За 8 недель: приглашения и перелёты

  • Разошлите save-the-date с датами, направлением и перечнем того, что оплачивается.
  • Откройте одну регистрационную форму: полное имя как в паспорте, гражданство, дата рождения (если нужна для перелётов), диетические потребности, потребности в доступности, предпочтения по номеру, контакт на случай экстренной ситуации.
  • Запросите предложения по групповым перелётам или установите правила и срок бронирования, если участники покупают билеты сами.
  • Начните оформление виз или электронных виз для всех, кому они нужны.
  • Проверьте наличие туристической страховки у каждого участника.

За 6 недель: программа и впечатления

  • Составьте черновик программы по дням: прибытие, рабочие сессии, активности, свободное время, питание, отъезд.
  • Оставляйте хотя бы один свободный блок в день: люди запоминают разговоры, которые вели в свободное время.
  • Забронируйте активности и гидов, предусмотрев запасной вариант на случай плохой погоды для всего, что проходит на улице.
  • Проинформируйте спикеров или модераторов о целях, тайминге и аудитории.
  • Подтвердите потребности в аудиовизуальном оборудовании: экраны, микрофоны, презентеры, гибридная трансляция, синхронный перевод.
  • Спланируйте гала-ужин или главный вечер: площадка, меню, развлекательная программа, награждения, транспорт.

За 4 недели: логистика

  • Составьте список расселения по данным регистрации и отправьте его на площадку.
  • Забронируйте трансферы из аэропорта под каждый рейс, с табличками с именами и точкой встречи.
  • Подтвердите меню с учётом всех диетических потребностей, включая халяль, вегетарианское, веганское питание и аллергии.
  • Закажите брендированную продукцию, подарки и печатные материалы с доставкой на площадку.
  • Согласуйте список контактов на месте и группу в WhatsApp или другом мессенджере для основной команды.
  • Составьте краткий план безопасности: ближайшая больница, экстренные номера, пункт первой помощи, места сбора.

За 2 недели: подтвердите всё

  • Отправьте участникам итоговый информационный пакет: перелёты, время трансферов, адрес отеля, программа, дресс-код, погода, экстренные контакты.
  • Повторно подтвердите окончательное количество участников с площадкой и каждым поставщиком до их даты снятия брони.
  • Убедитесь, что у всех на руках визы и паспорта.
  • Подготовьте сценарий мероприятия (run-of-show) с таймингом и ответственными за каждую сессию и трансфер.
  • Согласуйте условия оплаты и сроки внесения окончательного платежа.

Дни мероприятия

  • Приезжайте на день раньше, если можете: осмотрите залы, проверьте AV-оборудование и Wi-Fi, познакомьтесь с командой площадки.
  • Проводите ежедневный 10-минутный брифинг с площадкой и поставщиками.
  • Отслеживайте прибытие и отъезд по списку трансферов.
  • Ведите журнал изменений (дополнительные номера, изменения меню, добавленные трансферы) для проверки счетов.
  • Делайте фото и короткие видео для внутренних коммуникаций — с согласия участников.

На следующий день

  • Отправьте благодарственное письмо с фотографиями и ключевыми решениями или итогами сессий.
  • Разошлите опрос из пяти вопросов в течение 48 часов, пока впечатления свежи.
  • Сверьте счета поставщиков с договорами и журналом изменений.
  • Напишите итоговый отчёт на одну страницу: что сработало, что изменить, что повторить в следующем году.
  • Представьте результаты руководству в сравнении с целями, поставленными за 12 недель до этого.