Kısaca

  • 30–150 kişi için 12 hafta rahat bir hazırlık süresidir; sekiz haftadan azsa uçuşlara ve mekâna aynı gün başlayın.
  • Tek bir mekânla iletişime geçmeden önce hedefleri, katılımcı aralığını ve bütçeyi netleştirin.
  • Pasaport, beslenme ve erişilebilirlik bilgilerini erkenden, tek bir formla ve bir kez toplayın.
  • Ertesi günü de planlayın: anket, teşekkür mesajı ve fatura mutabakatı süreci tamamlar.

Bu kontrol listesini iki ila dört günlük bir şirket inzivası, ofis dışı toplantı veya teşvik gezisi için kullanın. İlerledikçe görevleri işaretleyin ve listeyi her bölümün sorumlusuyla paylaşın. Zamanlamalar yaklaşık 12 haftalık bir hazırlık süresi varsayar; daha az süreniz varsa ilk üç bölümü ilk iki haftanıza sığdırın.

12 hafta önce: brief ve bütçe

  • İnzivanın iki ya da üç hedefini yazın (örneğin: gelecek yılın planında uzlaşmak, satış ekibini ödüllendirmek, birleşen bir ekibin kaynaşmasına yardımcı olmak).
  • Onay mekanizmasında anlaşın: bir bütçe sahibi ve bir karar verici.
  • Bir katılımcı aralığı (en az ve en fazla) ve kimlerin davet edileceğini belirleyin: ekip, iş ortakları, eşler.
  • İki ya da üç tarih aralığı seçin ve bunları her ülkedeki resmî tatiller, okul tatilleri ve şirket teslim tarihleriyle karşılaştırın.
  • Toplam bütçeyi ve kişi başı üst sınırı belirleyin; nelerin dahil olduğuna karar verin (uçuşlar, odalar, yemekler, aktiviteler, hediyeler, KDV).
  • Olmazsa olmazları ve kesin hayırları listeleyin: toplantı salonu büyüklüğü, tek kişilik odalar, sahil ya da şehir, seyahat süresi, alkol politikası.
  • Bir organizatörle mi yoksa doğrudan mekânla mı çalışacağınıza karar verin ve brief'i gönderin.

10 hafta önce: destinasyon ve mekân

  • İki ya da üç destinasyonu yalnızca mesafeye göre değil, çıkış şehirlerinizden toplam seyahat süresine göre kısa listeye alın.
  • Gruptaki her pasaport için giriş kurallarını kontrol edin (vizesiz, e-vize veya vize gerekli) ve işlem sürelerini not edin.
  • İki ila dört mekân seçeneğini yan yana karşılaştırın: odalar, toplantı alanı, açık alan, yemek, Wi-Fi, erişilebilirlik, fiyat.
  • Oda bloğu koşullarını yazılı olarak isteyin: serbest bırakma tarihleri, eksik kullanım (attrition), iptal ve depozito takvimi.
  • Toplantı salonu, yatak odaları ve yemek alanları için yerinde ziyaret veya canlı video turu yapın.
  • Mekân sözleşmesini imzalayın ve depozitoyu ancak karar verici onayladıktan sonra ödeyin.

8 hafta önce: davetler ve uçuşlar

  • Tarihleri, destinasyonu ve nelerin karşılandığını içeren bir "tarihi ayırın" mesajı gönderin.
  • Tek bir kayıt formu açın: pasaporttaki gibi tam ad, uyruk, uçuşlar için gerekiyorsa doğum tarihi, beslenme ihtiyaçları, erişilebilirlik ihtiyaçları, oda tercihi, acil durum kişisi.
  • Grup uçuş teklifleri isteyin ya da katılımcılar kendi biletlerini alacaksa bir rezervasyon politikası ve son tarih belirleyin.
  • İhtiyacı olan herkes için vize veya e-vize başvurularını başlatın.
  • Her katılımcının seyahat sigortası kapsamını kontrol edin.

6 hafta önce: program ve deneyimler

  • Gündemi gün gün taslak olarak hazırlayın: varışlar, çalışma oturumları, aktiviteler, serbest zaman, yemekler, dönüşler.
  • Her gün en az bir serbest blok bırakın; insanlar serbest zamanda yaptıkları sohbetleri hatırlar.
  • Aktiviteleri ve rehberleri ayırtın; açık havadaki her şey için kötü hava alternatifi hazırlayın.
  • Konuşmacılara veya moderatörlere hedefler, zamanlama ve katılımcı profili hakkında bilgi verin.
  • Görsel-işitsel ihtiyaçları teyit edin: ekranlar, mikrofonlar, sunum kumandaları, hibrit yayın, tercüme.
  • Gala yemeğini veya öne çıkan akşamı planlayın: mekân, menü, eğlence, ödüller, ulaşım.

4 hafta önce: lojistik

  • Kayıtlardan oda listesini oluşturun ve mekâna gönderin.
  • Havalimanı transferlerini uçuşlara göre, isim tabelaları ve bir buluşma noktasıyla ayırtın.
  • Helal, vejetaryen, vegan ve alerjiler dahil tüm beslenme ihtiyaçlarını karşılayan menüleri teyit edin.
  • Markalı ürünleri, hediyeleri ve basılı materyalleri mekâna teslim edilecek şekilde sipariş edin.
  • Sahadaki iletişim listesini ve çekirdek ekip için bir WhatsApp veya mesajlaşma grubunu netleştirin.
  • Kısa bir güvenlik planı yazın: en yakın hastane, acil durum numaraları, ilk yardım noktası, toplanma alanları.

2 hafta önce: her şeyi teyit edin

  • Katılımcılara nihai seyahat paketini gönderin: uçuşlar, transfer saatleri, otel adresi, gündem, kıyafet kuralları, hava durumu, acil durum kişileri.
  • Kesin sayıları, serbest bırakma tarihlerinden önce mekânla ve her tedarikçiyle yeniden teyit edin.
  • Herkesin vizesinin ve pasaportunun elinde olduğunu kontrol edin.
  • Her oturum ve transfer için zamanlamaları ve sorumluları içeren akış planını (run-of-show) hazırlayın.
  • Ödeme koşullarını ve kalan bakiyenin vade tarihlerini netleştirin.

Etkinlik günleri

  • Mümkünse bir gün erken gidin: salonları gezin, AV ve Wi-Fi'ı test edin, mekân ekibiyle tanışın.
  • Mekân ve tedarikçilerle her gün 10 dakikalık bir brifing yapın.
  • Varış ve dönüşleri transfer listesine göre takip edin.
  • Fatura kontrolü için değişikliklerin kaydını tutun (ek odalar, menü değişiklikleri, eklenen transferler).
  • İç iletişim için, izin alarak fotoğraf ve kısa videolar çekin.

Ertesi gün

  • Fotoğraflarla ve oturumlardan çıkan temel kararlar veya sonuçlarla birlikte bir teşekkür mesajı gönderin.
  • Anılar tazeyken 48 saat içinde beş soruluk bir anket gönderin.
  • Tedarikçi faturalarını sözleşmeler ve değişiklik kaydıyla karşılaştırarak mutabakat yapın.
  • Tek sayfalık bir değerlendirme yazın: ne işe yaradı, ne değişmeli, gelecek yıl ne tekrarlanmalı.
  • Sonuçları, 12 hafta önce belirlediğiniz hedeflerle karşılaştırarak yönetimle paylaşın.