Коротко
- По строке на каждый момент: время, продолжительность, что происходит, где, кто отвечает, техническая команда.
- Две версии из одной таблицы: краткая программа для гостей и подробный сценарий для команды.
- Закладывайте запас времени: трансферы, кофе-брейки и переходы между залами всегда занимают больше времени, чем планировалось.
- Распечатайте или сохраните в PDF из браузера и отправьте площадке и поставщикам.
Программа сообщает гостям, что и когда происходит. Сценарий сообщает команде, как это происходит: кто что делает, с каким микрофоном, светом или слайдом. Используйте пример ниже как отправную точку. Распечатайте эту страницу или сохраните её в PDF, а затем впишите свои сессии.
Программа для гостей: пример первого дня
| Время | Сессия | Место |
|---|
| 09:00 | Приветственный кофе | Терраса |
| 09:30 | Открытие: зачем мы здесь | Главный зал |
| 10:15 | Стратегическая сессия 1 | Главный зал |
| 11:30 | Кофе-брейк | Терраса |
| 12:00 | Воркшопы в группах | Залы A, B, C |
| 13:15 | Обед | Ресторан |
| 14:30 | Командная активность | Сад или пляж |
| 17:00 | Свободное время | – |
| 19:30 | Ужин | Ресторан за пределами площадки |
Сценарий для команды: пример открывающей сессии
| Время | Длительность | Пункт | Ответственный | Техника / свет | Примечания |
|---|
| 08:00 | 60 мин | Проверка техники, слайды загружены, микрофоны проверены | Техник | Все экраны включены | Резервный ноутбук наготове |
| 09:00 | 30 мин | Открытие дверей, приветственный кофе | Банкетная служба площадки | Музыка на вход | Бейджи у входа |
| 09:25 | 5 мин | Приглашение занять места | Менеджер мероприятия | Музыка затихает | Закрыть двери на террасу |
| 09:30 | 10 мин | Приветствие CEO | CEO | Микрофон на трибуне, слайд 1 | Приглушить свет в конце зала |
| 09:40 | 35 мин | Вступительный доклад | Фасилитатор | Петличный микрофон, слайды 2–20 | Передать кликер |
| 10:15 | 75 мин | Стратегическая сессия 1 | Фасилитатор | Два ручных микрофона для вопросов и ответов | Помощник с микрофонами |
Ваш сценарий
| Время | Длительность | Пункт | Место | Ответственный | Техника / свет | Примечания |
|---|
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
Советы для работающего сценария
- Назначайте на каждую строку ровно одного ответственного, даже если задействовано несколько человек.
- Закладывайте пять–десять минут запаса после каждого перехода между залами и трансфера.
- Делайте программу для гостей простой, а подробности оставляйте команде.
- Указывайте в версии документа дату и время и храните одну основную копию.