باختصار

  • سطر لكل لحظة: الوقت، والمدة، وما يحدث، وأين، ومن المسؤول، وإشارة الصوت والصورة.
  • نسختان من جدول واحد: برنامج مختصر للضيوف وخطة تشغيل تفصيلية لفريق العمل.
  • أضف هوامش زمنية: التنقلات واستراحات القهوة وتغيير القاعات تستغرق دائمًا وقتًا أطول مما هو مخطط.
  • اطبعه أو احفظه بصيغة PDF من متصفحك وشاركه مع المكان والموردين.

يخبر البرنامج الضيوف بما سيحدث ومتى. أما خطة التشغيل فتخبر فريق العمل كيف سيحدث: من يفعل ماذا، وبأي ميكروفون أو إضاءة أو شريحة. استخدم المثال أدناه نقطة انطلاق. اطبع هذه الصفحة أو احفظها بصيغة PDF، ثم املأ جلساتك الخاصة.

برنامج الضيوف: مثال لليوم الأول

الوقتالجلسةالمكان
09:00قهوة الترحيبالتراس
09:30الافتتاح: لماذا نحن هناالقاعة الرئيسية
10:15جلسة الاستراتيجية 1القاعة الرئيسية
11:30استراحة قهوةالتراس
12:00ورش عمل في مجموعاتالقاعات A وB وC
13:15الغداءالمطعم
14:30نشاط جماعيالحديقة أو الشاطئ
17:00وقت حر–
19:30العشاءمطعم خارج المكان

خطة تشغيل فريق العمل: مثال لجلسة الافتتاح

الوقتالمدةالبندالمسؤولإشارة الصوت والصورة / الإضاءةملاحظات
08:0060 دقيقةفحص المعدات السمعية والبصرية، تحميل الشرائح، اختبار الميكروفوناتالفني السمعي البصريتشغيل جميع الشاشاتحاسوب محمول احتياطي جاهز
09:0030 دقيقةفتح الأبواب، قهوة الترحيبفريق الولائم في المكانموسيقى الدخولبطاقات الأسماء عند الباب
09:255 دقائقدعوة الحضور إلى مقاعدهممدير الفعاليةخفض الموسيقى تدريجيًاإغلاق أبواب التراس
09:3010 دقائقكلمة ترحيب من الرئيس التنفيذيالرئيس التنفيذيميكروفون المنصة، الشريحة 1خفض الإضاءة في الخلف
09:4035 دقيقةالكلمة الافتتاحيةالميسّرميكروفون مثبت على الملابس، الشرائح 2–20تسليم جهاز التحكم بالشرائح
10:1575 دقيقةجلسة الاستراتيجية 1الميسّرميكروفونان محمولان للأسئلة والأجوبةشخص لتمرير الميكروفونات

خطة التشغيل الخاصة بك

الوقتالمدةالبندالمكانالمسؤولإشارة الصوت والصورة / الإضاءةملاحظات

نصائح لخطة تشغيل ناجحة

  • عيّن لكل سطر مسؤولًا واحدًا فقط، حتى لو شارك فيه عدة أشخاص.
  • أضف هامشًا من خمس إلى عشر دقائق بعد كل تغيير للقاعة وكل تنقل.
  • اجعل برنامج الضيوف بسيطًا؛ واترك التفاصيل لفريق العمل.
  • رقّم نسخ المستند حسب التاريخ والوقت واحتفظ بنسخة رئيسية واحدة.