Kısaca
- Her an için bir satır: saat, süre, ne olduğu, nerede olduğu, sorumlusu, görsel-işitsel işaret.
- Tek tablodan iki sürüm: misafirler için kısa bir program, ekip için ayrıntılı bir akış planı.
- Tampon süre ekleyin: transferler, kahve araları ve salon değişiklikleri her zaman planlanandan uzun sürer.
- Yazdırın veya tarayıcınızdan PDF olarak kaydedin ve mekân ile tedarikçilerle paylaşın.
Program, misafirlere neyin ne zaman olacağını söyler. Akış planı ise ekibe bunun nasıl olacağını söyler: kim, hangi mikrofon, ışık veya slaytla ne yapacak. Aşağıdaki örneği başlangıç noktası olarak kullanın. Bu sayfayı yazdırın veya PDF olarak kaydedin, ardından kendi oturumlarınızı doldurun.
Misafir programı: örnek 1. gün
| Saat | Oturum | Yer |
|---|
| 09:00 | Karşılama kahvesi | Teras |
| 09:30 | Açılış: neden buradayız | Ana salon |
| 10:15 | Strateji oturumu 1 | Ana salon |
| 11:30 | Kahve arası | Teras |
| 12:00 | Grup atölyeleri | A, B, C salonları |
| 13:15 | Öğle yemeği | Restoran |
| 14:30 | Takım aktivitesi | Bahçe veya plaj |
| 17:00 | Serbest zaman | – |
| 19:30 | Akşam yemeği | Mekân dışında bir restoran |
Ekip akış planı: örnek açılış oturumu
| Saat | Süre | Madde | Sorumlu | Görsel-işitsel / ışık işareti | Notlar |
|---|
| 08:00 | 60 dk | Görsel-işitsel kontrol, slaytlar yüklü, mikrofonlar test edildi | Görsel-işitsel teknisyen | Tüm ekranlar açık | Yedek dizüstü bilgisayar hazır |
| 09:00 | 30 dk | Kapılar açılır, karşılama kahvesi | Mekân ziyafet ekibi | Giriş müziği | Yaka kartları kapıda |
| 09:25 | 5 dk | Yerlere davet | Etkinlik müdürü | Müzik azalır | Teras kapılarını kapatın |
| 09:30 | 10 dk | CEO'nun karşılama konuşması | CEO | Kürsü mikrofonu, slayt 1 | Arka ışıklar kısılır |
| 09:40 | 35 dk | Açılış konuşması | Kolaylaştırıcı | Yaka mikrofonu, slayt 2–20 | Sunum kumandası teslim edilir |
| 10:15 | 75 dk | Strateji oturumu 1 | Kolaylaştırıcı | Soru-cevap için iki el mikrofonu | Mikrofonlar için görevli |
Sizin akış planınız
| Saat | Süre | Madde | Yer | Sorumlu | Görsel-işitsel / ışık işareti | Notlar |
|---|
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
İşe yarayan bir akış planı için ipuçları
- Birden fazla kişi dahil olsa bile her satıra tam olarak bir sorumlu atayın.
- Her salon değişikliği ve transferden sonra beş ila on dakika tampon süre ekleyin.
- Misafir programını sade tutun; ayrıntıları ekibe bırakın.
- Belgeyi tarih ve saate göre sürümleyin ve tek bir ana kopya tutun.